Notarstempel: Vielfalt und Funktion

Notarstempel sind essenzielle Werkzeuge in Notarkanzleien und Anwaltskanzleien, die in verschiedenen Ausführungen verfügbar sind und oft das Notarsiegel zeigen. Sie kennzeichnen Kaufverträge, Testamente oder beglaubigte Abschriften. Doch welche weiteren Arten von Notarstempeln gibt es?

Aufbau eines Notarstempels

Der Notarstempel mit Dienstsiegel ist der wichtigste Stempel in einer Notarkanzlei. Dieser enthält den vollständigen Namen des Notars, das Wappen des Bundeslandes, in dem der Notar zugelassen ist, sowie die Stadt, in der der Notar seine Kanzlei betreibt.

Zusätzlich zu den Dienstsiegeln kommen in Notariaten weitere Stempel zum Einsatz, die unterschiedliche Aufschriften tragen können, wie z. B.:

• Abschrift
• Beglaubigte Kopie
• Terminsache / Fristsache
• Zweitschrift
• Vollstreckbare Ausfertigung

Auch übliche Bürostempel wie Posteingangsstempel, Absenderstempel oder Datumsstempel sind in Notariaten und Kanzleien im Einsatz.

Eine Sonderform des Notarstempels ist das Petschaft, ein Stempel aus besonders hartem Material, der in aufgebrachten Siegellack gedrückt wird, um offizielle Dokumente wie Testamente oder Urkunden zu verschließen. Das notarielle Petschaft enthält dieselben Informationen wie das Dienstsiegel: vollständiger Name, Landeswappen und Sitz der Kanzlei.

Alle in einer Kanzlei verwendeten Stempel können sowohl als Selbstfärbestempel als auch in Form von Holzstempeln erworben werden. Bevor ein Notarstempel in Auftrag gegeben wird, muss jedoch eine Bestellungsurkunde vorliegen, die als Nachweis dient, dass die beantragende Person zur Nutzung eines Notarstempels befugt ist.

Der Notarstempel als Selbstfärbestempel

Selbstfärbestempel für Notare sind einfach zu handhaben, da Stempelkissen und Stempelplatte bereits integriert sind. Beim Gebrauch löst sich die Stempelplatte vom Stempelkissen im Inneren des Stempelgehäuses und hinterlässt einen sauberen Abdruck auf dem Dokument.

Der Notarstempel als Holzstempel

Neben Kunststoffstempeln nutzen viele Notare bewusst Holzstempel. Diese versprechen aufgrund des strapazierfähigen Materials eine lange Nutzungsdauer. Ein Holzstempel benötigt jedoch ein separates Stempelkissen und eine Stempelplatte. Letztere besteht meist aus härterem Material wie Metall und wird an der Unterseite des Stempelkopfes angebracht.

Nutzungsmöglichkeiten von Notarstempeln

Notarstempel sind auf die speziellen Bedürfnisse von Notaren und Rechtsanwälten abgestimmt. Wiederkehrende Vermerke können schnell und sauber hinterlassen werden. Mit dem Dienstsiegel werden Immobilienkaufverträge, Eheverträge, Testamente oder beglaubigte Abschriften markiert. In Notariaten und Kanzleien sind auch Behördenstempel mit Aufschriften wie "Abschrift", "Beglaubigte Kopie", "Duplikat" oder "Zweitschrift" gängige Helfer. Für eingegangene Post werden Posteingangsstempel verwendet, und bei notwendigen Dokumenten kommt der Datumsstempel zum Einsatz.

Vor- und Nachteile von Notarstempeln

Notarsiegel und Petschaft sind individuell angefertigte Stempel, für deren Herstellung eine gesonderte Erlaubnis erforderlich ist. Ohne diese Siegel sind viele notarielle Arbeiten kaum zu bewerkstelligen. Daher müssen Notarsiegel und Petschaft sicher verwahrt werden, um unbefugte Nutzung zu verhindern.

Andere Stempel, die auch in anderen Büros genutzt werden, sind stets vorrätig und erleichtern die Arbeit, z. B. beim Posteingang, im Rechnungswesen und beim Kopieren.

Wie alle Stempel unterliegen auch Notarstempel Abnutzungserscheinungen. Gummi-Stempelplatten können über die Jahre unsauber werden, daher ist ein Austausch der Stempelplatte manchmal notwendig.

Vor- und Nachteile auf einen Blick:

• Individuell angefertigte Notarsiegel und Petschaft
• Erlauben notarielle Arbeiten wie Beglaubigungen
• Effektives Arbeiten bei Post- und Verwaltungssachen
• Abnutzungserscheinungen beachten