Kontierungsstempel
Kontierungsstempel - Hilfreiche Formularstempel
Kontierungsstempel erleichtern die ordentliche Erfassung wichtiger Informationen, indem sie eine Art "Formular" auf Unterlagen und Dokumenten aufdrucken. Welche Angaben ein Kontierungsstempel konkret widerspiegelt, hängt immer vom tatsächlichen Einsatzzweck ab. Bei diesen Angaben kann es sich z. B. um das Eingangsdatum, eine Zahlungs- oder Sachnummer, eine Telefonnummer, die entsprechende Kostenstelle, ein Konto, ein Gegenkonto, eine Projektnummer und ein Unterschriftenfeld handeln. Auch der gewählte Stempeltyp ist von diesen Angaben abhängig.
Einsatzbereiche für Kontierungsstempel
Weil die meisten Abläufe in Büros, Kanzleien und Buchhaltungen an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst und damit individuell sind, werden Kontierungsstempel in aller Regel nach Kundenwunsch konfiguriert. Der Kunde kann demnach Größe und Inhalte der Stempelplatte frei bestimmen. Weil der Aufdruck des Kontierungsstempels zumeist auf der ersten Seite der Akte bzw. des Vorgangs erfolgt, soll bei seiner Gestaltung immer der Bearbeitungsablauf im Unternehmen berücksichtigt werden. Der Sachbearbeiter sieht dann sofort, wie der aktuelle Stand der Bearbeitung ist, sodass er zügig an dem Vorgang arbeiten und ihn anschließend zum nächsten verantwortlichen Mitarbeiter weiterleiten kann.
Welche Stempel fallen in den Bereich der Kontierungsstempel?
Der Kontierungsstempel wird jedoch nicht nur als reiner Buchungsstempel verwendet. Es gibt auch einfache Datumstempel und sonstige Firmenstempel. Datumstempel werden beispielsweise als Eingangsstempel für zugestellte Dokumente und Unterlagen verwendet. Hier kann die Stempelplatte mit einem Kurztext, wie „Eingang“ und einem Unterschriftenfeld sowie mit veränderbarem Datum versehen werden. Zu den weiteren Einsatzbereichen gehören auch Poststellen, Logistikunternehmen und Lager, in denen per Buchungsstempel der Eingang von Waren gebucht wird.
Konfigurierbare Kontierungsstempel
Die Größe eines Kontierungsstempels ergibt sich aus dem Umfang des gewünschten Textes und möglicher Zusätze, wie Tabellen oder besondere Felder für Vermerke. Folgende Informationen können auf den Stempelplatten erfasst werden:
- Konto
- Gegenkonto
- Kostenstelle
- Kostenträger
- Betrag
- Datum
Der Kontierungsstempel dient der Vorbereitung der eigentlichen Buchung, weshalb das Konto und das entsprechende Gegenkonto von größter Wichtigkeit sind. Weitere buchungsrelevante Daten sind die Kostenstelle und der Kostenträger, damit der Betrag entsprechend zugeordnet werden kann.
Es gibt Kontierungsstempel, deren Inhalte nachträglich nicht mehr geändert werden können, weil Stempelkörper und Stempelplatte unlösbar miteinander verbunden sind. Manche Modelle, wie beispielsweise Modelle der Trodat Printy Line oder von Colop, bieten allerdings die Möglichkeit, die Stempelplatte zu wechseln, sodass der Stempelkörper zu unterschiedlichen Zwecken eingesetzt werden kann. Einzige Vorraussetzung ist, dass die verschiedenen Stempelplatten die gleiche Größe und Beschaffenheit aufweisen.
Entscheidet man sich für Kontierungsstempel mit fester Textplatte, sollte im Vorfeld eine genaue Planung erfolgen. Der Stempel sollte auf die individuellen Arbeitsabläufe des Unternehmens genau abgestimmt werden und alle nötigen Informationen enthalten. Wichtig hierbei ist auch der zukünftige Einsatzbereich im Unternehmen.
Formen des Kontierungsstempels
Ein Kontierungs- oder Buchungsstempel ist in folgenden Ausführungen erhältlich:
- Holzstempel
- Stempelautomat
- Stativstempel
Die klassische Variante ist der Kontierungsstempel aus Holz. Der Holzstempel benötigt ein Stempelkissen, auf das er vor dem Stempeln aufgedrückt werden muss, um die Tinte aufzunehmen. Stempelkissen gibt es in zahlreichen farblichen Ausführungen. Dadurch können dem Stempel weitere Prioritäten zugewiesen werden. Der Holzstempel gehört zu den Stempelformen, die nachträglich nicht konfigurierbar sind. Die Textplatte sollte also mit Bedacht gestaltet werden.
Der Stempelautomat besteht meist aus Kunststoff und ist somit leicht und handlich. Das Stempelkissen ist im Stempel integriert und kann nach vielfachem Stempeln einfach durch ein Ersatzkissen ausgetauscht werden. Auch hier wird farbliche Vielfalt geboten.
Stativstempel für die Kontierung
Ein Stativstempel ist vor allem für den häufigen Einsatz geeignet, z. B. in Behörden, am Bankschalter oder in der Logistik. Modelle von Trodat Printy und Colop sind meist mit Metallverstärkungen ausgestattet, wodurch sie besonders stabil werden. Trodat Printy Stempel können zudem neben der individuellen Stempelplatte auch mit verstellbarem Datum versehen werden. Um falsches Aufdrucken der Schriftrichtung zu verhindern, befindet sich an jedem Kontierungsstempel entweder eine eindeutige Markierung oder ein Sichtfenster
